Weinig documenten betekent zelden dat er weinig gebeurt.

Veel organisaties gaan ervan uit dat de administratieve kant van HR neerkomt op één document: het arbeidscontract. Maar in werkelijkheid ontstaat er tijdens een dienstverband een stroom van kleine maar relevante veranderingen die ook vastgelegd moeten worden. In de HR-wereld worden die momenten vaak documentmomenten genoemd.

En precies daar ontstaat een interessant inzicht:
het aantal documenten dat nodig is per medewerker ligt aanzienlijk hoger dan wat de meeste organisaties daadwerkelijk vastleggen.

Documentmomenten bij medewerkers

Voor medewerkers in loondienst ontstaan documentmomenten bij onder andere:

Het merendeel van deze wijzigingen vindt plaats zonder dat een medewerker van baan wisselt of de organisatie verlaat. Dat maakt dat documentatie geen uitzondering is, maar onderdeel van het normale werkgeverschap.

Daar komt het team buiten loondienst er nog bij

In de praktijk bestaat een team vaak ook nog uit een mix van zzp’ers, stagiaires, vrijwilligers en extern ingehuurde specialisten. Ook daarbij worden afspraken gemaakt die je wilt vastleggen: van opdracht- of stageovereenkomsten tot geheimhouding, deliverables, gebruikersafspraken of veiligheidsinstructies bij onboarding en offboarding.

Met andere woorden: zelfs organisaties met relatief weinig personeel in loondienst kunnen substantieel meer documentmomenten hebben dan gedacht.

Hoeveel documentmomenten er jaarlijks ontstaan

In HR-consultancy, HR-operations en HRIS-implementaties wordt al jaren gewerkt met benchmarks die inzicht geven in procesmomenten zoals HR-transacties, workflow-events, contract- en compensatiewijzigingen, sign-offs en compliance-interacties. Tijdens procesinventarisaties wordt gemeten hoeveel van deze momenten per FTE per jaar voorkomen en in hoeverre daarvoor formele vastlegging of instemming nodig is.

Uit operationele HR-benchmarks blijkt dat dit structureel is. Voor organisaties met 30–200 medewerkers wordt doorgaans een bandbreedte gehanteerd van 3,2 tot 5,7 documentmomenten per medewerker per jaar. Daarbij ontstaan verschillen tussen organisatievormen:

• Scale-ups (200–1.000 medewerkers): 6–10 documentmomenten vanwege veel verandering
• Corporates (>1.000 medewerkers): <3 documentmomenten, vanwege minder mobiliteit per FTE, maar meer formaliteit
• Kleine MKB’s (<20 medewerkers): <3 documentmomenten, niet omdat ze níet plaatsvinden, maar omdat ze niet worden vastgelegd

De belangrijkste conclusie

Documentmomenten ontstaan sowieso, de vraag is alleen of ze worden gedocumenteerd. En dat gaat niet meer alleen over het personeel in dienst, maar over het hele team.

Organisaties met weinig documenten hebben daarom niet per se minder administratieve realiteit, maar leggen minder formeel vast. Dat lijkt efficiënt totdat er wrijving of een interpretatieverschil ontstaat.

En daarom is er metJip

Duidelijk is in ieder geval dat in veel organisaties documentmomenten niet structureel worden vastgelegd. Soms omdat het lastig is, soms omdat het tijd kost, soms omdat het niet duidelijk is welke documenten nodig zijn of hoe ze opgesteld moeten worden.

metJip is ontwikkeld om dat proces laagdrempelig en toegankelijk te maken. Het platform ondersteunt organisaties bij het herkennen, opstellen, afstemmen en ondertekenen van documenten die ontstaan wanneer mensen samen werken: of dat nu medewerkers, zzp’ers, stagiaires of vrijwilligers zijn. Het doel is niet om administratiedruk te verhogen, maar om vastlegging normaal, snel en duidelijk te maken.

Daardoor worden documentmomenten die anders mondeling of ad-hoc zouden verlopen, nu eenvoudig en correct gedocumenteerd, zonder dat de gebruiker specialistische kennis nodig heeft en zonder losse documentstromen via mail, Word, WhatsApp of bureaulades.

Het resultaat is niet alleen overzicht, maar ook duidelijkheid voor zowel werkgever als werknemer. Documentatie wordt zo onderdeel van het werkproces, in plaats van iets dat alleen bij conflicten of exits wordt ingezet.

Tijdens HR in Motion 2024 vorige week dinsdag in de Royal Jaarbeurs heeft de vakjury ons uitgeroepen als dé winnaar. Ze prezen onze creativiteit en innovatie en benadrukten dat we “een taak die voor iedere ondernemer of HR-professional een doorn in het oog is, nu super eenvoudig hebben gemaakt”.

Onze oprichter, Aukje Looijmans, nam de award in ontvangst en benadrukte hoe we samen de juridische wereld blijven opschudden. Het succes van metJip is te zien in het snelgroeiende aantal gebruikers, maar deze award is een fantastische erkenning van ons werk!

Dank aan HR Rendement voor de organisatie van deze geweldige beurs! Wil jij ook ervaren hoe ons innovatieve platform jouw werk kan vereenvoudigen? Probeer metJip nu een maand gratis met de code PROEF30.

Blijf ons volgen voor meer updates en ontwikkelingen. Samen blijven we innoveren en grenzen verleggen!

Als werkgever ben je verantwoordelijk voor het naleven van verschillende wettelijke regels met betrekking tot de arbeidsovereenkomst. Deze regels zijn bedoeld om de rechten en bescherming van werknemers te waarborgen en een eerlijke werkomgeving te creëren. In dit artikel bespreken we enkele belangrijke regelgeving waar je als werkgever rekening mee moet houden.

‍

Wettelijke regels
‍

‍Het Burgerlijk Wetboek (BW)
‍Het Burgerlijk Wetboek (BW) is een centrale bron van arbeidsrecht in Nederland. Hierin vind je regels met betrekking tot diverse aspecten van arbeidsovereenkomsten, waaronder proeftijd, vakantie, opzegtermijnen en ontslag. Als hiervan bij cao of arbeidsovereenkomst kan worden afgeweken, dan is dat expliciet vermeld in het BW. Als dit niet is vermeld, dan gaat het om dwingend recht waarvan niet kan worden afgeweken.

‍Wet minimumloon en minimumvakantietoeslag
‍De Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag verplicht werkgevers om werknemers minimaal het wettelijke minimumloon en de minimumvakantiebijslag te betalen. Dit is een fundamenteel recht van werknemers dat moet worden gerespecteerd.

‍Arbeidstijdenwet (ATW)
‍De Arbeidstijdenwet (ATW) bevat voorschriften met betrekking tot werktijden en rusttijden. Zo staan in de Arbeidstijdenwet onder meer regels over werken op zondagen, nachtarbeid, oproepdiensten en beschikbaarheidsdiensten. De regels uit de Arbeidstijdenwet gelden voor iedereen die 18 jaar of ouder is en voor een werkgever werkt. Dat betekent dat de Arbeidstijdenwet ook van toepassing is op stagaires, gedetacheerden en uitzendkrachten.

‍Arbeidsomstandighedenwet
‍De Arbeidsomstandighedenwet stelt doelen vast voor de veiligheid en gezondheid op de werkvloer. Werkgevers moeten ervoor zorgen dat werknemers veilig en gezond kunnen werken door te voldoen aan de voorschriften van deze wet.

‍Wet Arbeid en Zorg (WaZo)
‍De Wet Arbeid en Zorg regelt diverse verlofregelingen waarop werknemers recht hebben, zoals zwangerschapsverlof, ouderschapsverlof en zorgverlof. Het doel van de WaZo is om de combinatie tussen werk en privé te vergemakkelijken voor werknemers.

‍Algemene wet Gelijke behandeling
‍De Algemene wet Gelijke behandeling is een Nederlandse wet die tot doel heeft om discriminatie op grond van godsdienst, levensovertuiging, politieke gezindheid, ras, geslacht, geaardheid en burgerlijke staat te voorkomen en te bestrijden. Deze wet is dus bedoeld om ongerechtvaardigd onderscheid op de arbeidsmarkt tegen te gaan.

‍Wet transparante en voorspelbare arbeidsvoorwaarden
‍Het doel van deze wet is om werknemers beter te informeren over hun arbeidsvoorwaarden en om de arbeidsrelaties transparanter en voorspelbaarder te maken. Dit draagt bij aan een meer gelijkwaardige positie van werknemers en werkgevers in de arbeidsmarkt.
‍

Regels in de cao
‍

Veel werkgevers vallen onder een collectieve arbeidsovereenkomst (cao). Cao’s bevattem vaak aanvullende regels met betrekking tot loon, vakantie, opzegtermijnen en andere arbeidsvoorwaarden. Als in een bepaling van het Burgerlijk Wetboek staat vermeld dat er bij cao mag worden afgeweken van die bepaling, dan kan een cao afwijkende regelingen bevatten. Een cao wordt meestal vastgesteld voor een periode van 2-3 jaar. Daarna kunnen bepalingen weer wijzigen.

‍

Kies voor metJip en zorg dat jouw arbeidsdocumenten altijd up-to-date zijn met de actuele wet- en regelgeving.

‍

Heb je eindelijk dat veelbelovende talent gevonden? Dan is het vanzelfsprekend dat je snel een arbeidscontract wil opstellen. Maar in de praktijk merken we vaak dat daarvoor verouderde sjablonen worden gebruikt of dat sjablonen verkeerd worden toegepast. Dit kan leiden tot onduidelijkheid over de arbeidsvoorwaarden en verwachtingen. In ernstige gevallen kan dit zelfs uitmonden in een arbeidsconflict, iets wat je natuurlijk wil voorkomen. In dit artikel bespreken we 6 veelvoorkomende fouten die je moet vermijden bij het opstellen van arbeidscontracten.

‍

1.     Proeftijd

Bij een tijdelijk arbeidscontract van maximaal 6 maanden, of bij een opvolgend contract, is geen proeftijd toegestaan. De proeftijd bedraagt bij een arbeidscontract van langer dan 6 maanden, maar korter dan 2 jaar, maximaal 1 maand. Bij een arbeidsovereenkomst van 2 jaar of langer mag een proeftijd van 2 maanden worden overeengekomen. Alleen bij collectieve arbeidsovereenkomst (cao) kan van deze wettelijke regels worden afgeweken.

Als de proeftijd niet voldoet aan de wettelijke regels of de cao, dan kan de proeftijd ongeldig worden verklaard. Dat betekent dat de arbeidsovereenkomst niet zomaar kan worden beëindigd.

‍

2.     Tussentijds opzegbeding

Wat veel werkgevers en werknemers mogelijk niet weten, is dat een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd niet tussentijds kan worden opgezegd. Dit betekent dat zowel de werkgever als de werknemer in principe verplicht zijn om de volledige duur van de arbeidsovereenkomst te respecteren en uit te dienen. Dit is slechts anders als de arbeidsovereenkomst expliciet voorziet in een clausule die een tussentijdse opzegging mogelijk maakt.

Als een tussentijds opzegbeding wél wordt opgenomen in de arbeidsovereenkomst, dan is het belangrijk om de wettelijke termijnen in acht te nemen. Op grond van de wet geldt voor de werknemer altijd een opzegtermijn van 1 maand, die ingaat aan het einde van de maand waarin wordt opgezegd. Voor de werkgever is de opzegtermijn afhankelijk van de duur van het dienstverband. Het afwijken van deze wettelijke termijnen kan alleen op grond van de cao, óf als de opzegtermijn van de werkgever tenminste het dubbele bedraagt van de opzegtermijn van werknemer. Dus wil je als werkgever de werknemer binden aan een opzegtermijn van 3 maanden, dan is dat op grond van de wet alleen geldig als de werkgever tenminste gebonden wordt aan een opzegtermijn van 6 maanden. Als beide termijnen niet duidelijk in de arbeidsovereenkomst worden vermeld, dan is de aangepaste opzegtermijn voor de werknemer niet rechtsgeldig.

Van voornoemde regeling kan alleen bij cao worden afgeweken.

‍

3.     Aanzegverplichting

Sinds 1 januari 2015 hebben werkgevers de wettelijke verplichting om uiterlijk 1 maand voordat een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd afloopt, schriftelijk aan de werknemer te laten weten of het contract wordt verlengd. Dit wordt de “aanzegverplichting” genoemd. Veel werkgevers gaan ervan uit dat ze voldoende aan deze verplichting voldoen door bij aanvang van de arbeidsovereenkomst direct aan te geven dat het contract niet zal worden verlengd. Buiten het feit dat dit natuurlijk wat grof overkomt op de werknemer (“Welkom in ons bedrijf, maar we zien je ook alvast graag vertrekken”), is het opnemen van een aanzegging in de arbeidsovereenkomst niet altijd afdoende.

Belangrijk is om te begrijpen dat de aanzegverplichting voor de werkgever kan herleven als tijdens het dienstverband blijkt dat de werkgever mogelijk toch bereid is om het contract te verlengen. Bijvoorbeeld doordat dit wordt gezegd in een functioneringsgesprek. In dat geval kan de werkgever verplicht zijn om opnieuw aan de aanzegverplichting te voldoen.

‍

4. Vervallen van wettelijke vakantiedagen

Een werknemer moet in principe ieder jaar het wettelijk aantal vakantiedagen kunnen opnemen. Als werkgever mag je hiertegen geen bezwaar maken, ook niet met een beroep op “zwaarwegende bedrijfsbelangen”. Wettelijke vakantiedagen vervallen in principe dan ook 6 maanden na het kalenderjaar waarop de werknemer de vakantiedagen heeft opgebouwd. De wettelijke vakantiedagen die zijn opgebouwd in 2023 vervallen dus op 1 juli 2024. Vaak wordt dit ook opgenomen in de arbeidsovereenkomst. Echter, het enkel opnemen van deze vervaltermijn is niet voldoende. De werkgever is verplicht om werkgevers op die vervaltermijn te wijzen en de werknemer alsnog de kans te geven om de vakantiedagen nog te benutten. Er geldt voor de werkgever dus een waarschuwingsplicht.

‍

5. Concurrentiebeding

Het is verboden om een concurrentiebeding op te nemen in een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd. Er geldt één uitzondering op die hoofdregel, namelijk als er een geldige motivering aanwezig is die aantoont dat het concurrentiebeding noodzakelijk is vanwege zwaarwegende bedrijfs- of dienstbelangen van de werkgever.  In de praktijk wordt vaak niet correct omgegaan met deze regelgeving. Het resultaat is dat er soms nog steeds ongemotiveerde concurrentiebedingen in de arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd worden opgenomen, of hoewel er een motivering is, deze niet aan de vereisten voldoet.

‍

6. Studiekosten

Vanaf 1 augustus 2022 is het niet langer toegestaan om studiekosten voor verplichte opleidingen volgens de wet of cao op de werknemer te verhalen. Dit heeft als gevolg dat studiekostenovereenkomsten in bepaalde gevallen niet meer van toepassing zijn. Een uitzondering geldt in dit geval voor studiekosten voor beroepsopleidingen en -kwalificaties.

Voor situaties waarin een studiekostenbeding wel kan worden overeengekomen, zijn strikte voorwaarden van toepassing:
– De afspraak moet schriftelijk zijn en duidelijk voor de werknemer.
– De periode waarin de werkgever profiteert van de opleiding moet worden gespecificeerd.
– De kosten van de opleiding en het tijdstip van terugbetaling moeten expliciet worden vermeld.
– De terugbetalingsverplichting volgt een ‘glijdende schaal’, waarbij de werknemer een evenredig deel van de studiekosten terugbetaalt gedurende de periode waarin de werkgever profiteert van de opleiding. Als de werknemer later vertrekt of na deze periode, hoeft er niets meer te worden terugbetaald.
– De terugbetalingsregeling mag de beslagvrije voet van de werknemer niet overschrijden.

‍

Kies voor metJip en zorg dat jouw arbeidsdocumenten altijd up-to-date zijn met de actuele wet- en regelgeving.

Moet ik de arbeidsovereenkomst schriftelijk (laten) opstellen?

Nee, ook een mondelinge arbeidsovereenkomst is rechtsgeldig. Je bent dus niet verplicht om het arbeidscontract schriftelijk aan te gaan. Toch is het om verschillende redenen verstandig om het wél schriftelijk vast te leggen.

• Vanzelfsprekend is het veel lastiger (of zelfs onmogelijk) om aan te tonen wat de inhoud van bepaalde afspraken is als er niets op papier staat. Bestaat er onduidelijkheid over de gemaakte afspraken? Dan komt dat in de praktijk voor rekening en risico voor de werkgever.
• Een aantal afspraken is alleen geldig als ze schriftelijk zijn overeengekomen. Dat geldt bijvoorbeeld voor het concurrentiebeding en de proeftijd. Is er een cao van toepassing? Dan kan daarin bovendien worden bedongen dat een tijdelijk arbeidscontract schriftelijk moet worden vastgelegd.
• Voor werknemers met een arbeidscontract voor onbepaalde tijd betaal je een lagere WW-premie als het contract schriftelijk is vastgelegd. Wil je voor je vaste werknemers dus aanspraak maken op een lagere WW- premie? Zorg (ook) dan voor een schriftelijk arbeidscontract.

Let op. Wordt de arbeidsovereenkomst (toch) niet meteen schriftelijk vastgelegd? Houd er dan rekening mee dat je wel verplicht bent om bepaalde informatie over de arbeidsovereenkomst schriftelijk aan je werkgever te verstrekken.

‍

Kan ik een arbeidsovereenkomst sluiten met een minderjarige werknemer?

Voor het sluiten van arbeidscontracten met jongeren en kinderen gelden speciale regels.

• Jongeren van 16 en 17 jaar mogen – net als meerderjarigen – zelfstandig een arbeidsovereenkomst sluiten.
• Met kinderen van 13, 14 of 15 jaar kun je ook een arbeidscontract sluiten. Je hebt dan toestemming nodig van diens wettelijke vertegenwoordiger. Deze toestemming kan schriftelijk worden gegeven, maar ook mondeling. In geval van een mondelinge toestemming wordt geacht te zijn gegeven als de minderjarige gedurende 4 weken bij jou in dienst is geweest, zonder dat de wettelijk vertegenwoordiger daartegen bezwaar heeft gemaakt.
  ‍Let op. Voor minderjarigen gelden speciale voorwaarden waaronder het werk mag worden uitgevoerd. Zo mag er door minderjarigen bijvoorbeeld geen gevaarlijk werk worden uitgevoerd en gelden er maximale werktijden en verplichte rusttijden. De regels verschillen per leeftijdscategorie, maar mag in ieder geval het naar schoolgaan niet beletten.
• Kinderen tot 13 jaar mogen niet werken vanwege het verbod op kinderarbeid. Met kinderen van 12 jaar of jonger kun je dus geen arbeidsovereenkomst sluiten.

‍

Ben ik gebonden aan een cao?

De meerderheid van de werknemers valt onder een cao. Behoorlijke kans dus dat dat in jouw geval ook zo is. Ga dus altijd na of er voor jouw werknemers een cao geldt.

In een cao zijn arbeidsvoorwaarden opgenomen die voor een grote groep werknemers gelden. Ben je verplicht om een cao toe te passen? Dan ben je gebonden aan de daarin opgenomen arbeidsvoorwaarden.

In de volgende 4 situaties moet je een cao toepassen:

1. Jouw onderneming is met één of meer werknemersorganisaties een cao aangegaan. Er is dan sprake van een ondernemings-cao.
2. Je lid bent van werkgeversvereniging met een bedrijfstak-cao, die geldt voor het soort werkzaamheden binnen jouw organisatie.
3. Er in jouw branche een cao die algemeen verbindend is verklaard door het ministerie van SZW.
4. Je hebt in de arbeidsovereenkomst afgesproken dat er een bepaalde cao van toepassing is.

‍

Kan ik een bestaande arbeidsovereenkomst wijzigen?

Je kunt de arbeidsovereenkomst wijzigen als jij en je werknemer het eens zijn over de contractuele aanpassing. Dat zal bij een loonsverhoging geen probleem zijn. Maar worden de arbeidsvoorwaarden verslechterd? Dan moet de betreffende werknemer daarmee welbewust hebben ingestemd.

Er zijn mogelijkheden om eenzijdig van de arbeidsovereenkomst af te wijken.

• Zo kun je een eenzijdig wijzigingsbeding opnemen in de arbeidsovereenkomst. Daarmee behoud je het recht voor om – zonder instemming van de werknemer – wijzigingen door te voeren. Dat kan echter alleen als je daarbij een zwaarwichtig belang hebt, zoals een reorganisatie. De wijziging kan betrekking hebben op primaire arbeidsvoorwaarden, zoals het salaris. Meestal zal het echter gaan om de aanpassing van een verlofregeling of een reiskostenvergoeding.
• Soms is er een wijzigingsbevoegdheid opgenomen in de cao.
• ‍De rechter kan bepalen dat een eenzijdige wijziging moet worden doorgevoerd op basis van goed werknemerschap.
• In bijzondere gevallen kan de arbeidsovereenkomst – ook zonder eenzijdig wijzigingsbeding – eenzijdig worden gewijzigd als er zich een onvoorziene omstandigheid voordoet.

Let op. Overweeg je een eenzijdige wijziging van de arbeidsovereenkomst? Informeer je werknemer dan voldoende over de gevolgen daarvan. Zorg er bovendien voor dat je een zwaarwegend belang bij de eenzijdige wijziging kunt aantonen.

‍

metJip is hét platform voor het genereren, ondertekenen en beheren van al jouw arbeidsdocumenten. Online en dus 24/7 beschikbaar!

‍

De wereld van juridische documenten en contracten is van oudsher complex en veeleisend. MKB’ers met personeel worden vaak geconfronteerd met de noodzaak om diverse juridische documenten op te stellen en te beheren, denk aan contracten, brieven en formulieren. Traditioneel wordt hiervoor vaak een beroep gedaan op juridische adviseurs of inhouse juridische teams. Echter, in een tijd waarin digitalisering en automatisering centraal staan, is een nieuw paradigma ontstaan: het gebruik van digitale platform zoals metJip, die ondernemers in staat stellen om zelf juridische documenten te genereren, ondertekenen en beheren. In dit artikel onderzoeken we de kostenaspecten van de traditionele benadering versus de digitale inhouse aanpak met metJip, met het oog op efficiëntie en kostenbesparing.

‍

De traditionele benadering: externe juridisch adviseur of inhouse juridisch team

De traditionele benadering van het opstellen en beheren van juridische documenten omvat vaak het inhuren van een juridisch adviseur of het oprichten van een inhouse juridisch team. Hoewel deze werkwijze voordelen kan bieden, brengt deze werkwijze ook aanzienlijke kosten en risico’s met zich mee:

1.     Honoraria en salarissen: Het inhuren van een juridisch adviseur of het onderhouden van een inhouse team vereist aanzienlijke salarissen. Een externe juridisch adviseur kost al gauw meer dan € 160 per uur. Deze kostenpost kan aanzienlijk oplopen, vooral voor MKB’ers met beperkte middelen.

2.     Tijd en efficiëntie: Het opstellen en beheren van juridische documenten op de traditionele manier kan tijdrovend zijn. Je moet al gauw enkele werkdagen wachten voordat je een document (in concept!) ontvangt. Dit kan leiden tot vertragingen en verminderde efficiëntie in het zakendoen.

3.     Opgestelde modellen verouderen: Juridische veranderingen worden niet onmiddellijk geïntegreerd in de al opgestelde documenten, wat kan leiden tot juridische risico’s en non-conformiteit. Ook als je periodiek jouw documenten opnieuw laat checken.

‍

De digitale inhouse aanpak met gebruik van metJip

metJip biedt een alternatieve aanpak die gericht is op efficiëntie, kostenbesparing en toegankelijkheid. Hier zijn enkele manieren waarop de digitale inhouse aanpak via metJip enorme kosten kan besparen:

1.     Zelfbediening: metJip stelt ondernemers in staat om zelf juridische documenten aan te maken, ondertekenen en beheren. Je hoeft daarvoor geen juridische kennis te hebben. Dit elimineert de noodzaak om externe adviseurs in te schakelen voor routinematige documenten.

2.     Beschikbaarheid en tijdsbesparing: Het platform is 24/7 beschikbaar, waardoor ondernemers tijd kunnen besparen en documenten kunnen genereren volgens hun eigen schema.

3.     Directe integratie van wijzigingen: metJip past onmiddellijk wijzigingen aan in overeenstemming met de meest recente wettelijke en juridische ontwikkelingen, waardoor juridische naleving wordt gewaarborgd.

4.     Lagere kosten: In vergelijking met het inhuren van juridische adviseurs of het inhouse houden van een team, biedt metJip betaalbare tariefplannen die passen bij de behoeften van verschillende MKB’ers.

‍

In de huidige zakelijke omgeving waarin efficiëntie, kostenbesparing en toegankelijkheid centraal staan, biedt de digitale in-house aanpak met metJip een aantrekkelijk alternatief voor de traditionele benadering van het opstellen en beheren van juridische documenten. Door te kiezen voor zelfbediening, directe integratie van wijzigingen en lagere kosten, kunnen MKB’ers met personeel profiteren van een kosteneffectieve aanpak van hun juridische behoeften. Dit stelt hen in staat om zich te concentreren op hun kernactiviteiten en zakelijk succes te behalen.

‍

Langzaam maar zeker stroomt Generatie Z je personeelsformatie binnen. Jonge fanatieke mensen van tegen de dertig. Generatie Z bestaat uit digital natives. Vanaf hun geboorte lagen internet en mobiele telefoon binnen handbereik. Generatie Z is altijd verbonden en wil permanent toegang tot informatie.

Hekel aan routinewerk

Met deze generatie kun je behoorlijk in discussie raken over automatisering en digitalisering van HR-processen. Ze vinden dat je op dat gebied behoorlijk achterloopt en ze hebben deels gelijk. Het recruitmentproces, personeelsdossiers en zelfs arbeidscontracten willen ze het liefst automatiseren zodat ze tijd overhouden voor nuttiger zaken. Ze hebben gewoon een hekel aan routinewerk.

Automatiseer taken

Banen kun je nooit voor 100% automatiseren, bepaalde taken daarentegen weer wel. Daardoor creëer je ruimte voor andere, meer strategische taken waarvoor juist menselijke vaardigheden gewenst zijn, zoals empathie, luisteren, creativiteit en innovatie. Maar we moeten Generatie Z nageven dat ook bij HR nog veel kansen liggen voor data-analyse, ai, vr en automatisering van processen.

‍

metJip, bijvoorbeeld, is een platform waarmee je elk juridisch personeelsdocument online heel eenvoudig aanmaakt. Van arbeidscontract tot geheimhoudingsverklaring. Juridisch waterdicht en 24/7 beschikbaar. Met Jip bespaart je veel tijd, kosten en ergernis. En het mooie is: je zult metJip nooit horen klagen over saai werk.

‍

Als een werknemer zijn/haar ontslag indient, dan betekent dat niet in alle gevallen automatisch het einde van het dienstverband. Een werknemer kan namelijk later terugkomen op het besluit om ontslag te nemen. Het is dus van belang dat je als werkgever niet passief af te wachten.

Onderzoeksplicht van de werkgever

Een opzegging van een arbeidsovereenkomst door de werknemer moet duidelijk en ondubbelzinnig zijn. Aangezien ontslag aanzienlijke financiële gevolgen heeft voor de werknemer, rust er op de werkgever een verplichting tot nader onderzoek als er enige twijfel bestaat over de oprechte intentie van de werknemer om het dienstverband te beëindigen. Dit kan zich voordoen in situaties zoals:

1. Een mondelinge aankondiging van het ontslag;
2. Een ontslag dat wellicht impulsief is, vanwege emotionele stress bij de werknemer of gebrek aan duidelijke motieven;
3. Een opzegging die op een andere manier kan worden geïnterpreteerd, zoals bij een ziekmelding (“ik kan niet meer werken”) of een werkweigering (“ik kom niet meer werken”);
4. Een werknemer die ontslag neemt terwijl hij of zij mogelijk ziek is;
5. Een werknemer die niet volledig begrijpt wat de gevolgen zijn van de ontslagname.

‍

Advies: schriftelijke bevestiging ontslag

Als de werknemer zich op een later moment bedenkt of spijt krijgt, en als op dat moment blijkt dat de opzegging die duidelijk en ondubbelzinnig was, dan kan de rechter beslissen dat het dienstverband niet is beëindigd door de oorspronkelijke opzegging. In dat geval is de werkgever verplicht om het loon van de werknemer door te betalen. Daarom is het als werkgever van belang om:

1. Grondig onderzoek te doen naar de oprechte intentie van de werknemer om ontslag te nemen; en
2. Bewijs te verzamelen dat de werknemer inderdaad de oprechte intentie had om het dienstverband te beëindigen door middel van opzegging.

‍

Twijfel je over de oprechtheid van de werknemer ten aanzien van de opzegging? Ga dan in gesprek met de werknemer over de reden van de ontslagname en wijs de werknemer op de mogelijke consequenties daarvan. Adviseer de werknemer om juridisch advies in te winnen. Benoem daarbij in ieder geval dat de werknemer geen recht heeft op WW of een Ziektewetuitkering en geen transitievergoeding ontvangt. Ook is het verstandig om de werknemer een ruime bedenktijd te geven. Deze tijd kan de werknemer gebruiken om de opzegging nog eens te overdenken. Als goed werkgever bevestig je dit schriftelijk, zodat je de werknemer voldoende hebt geïnformeerd.

‍

In metJip maak je eenvoudig en snel een schriftelijke bevestiging op als jouw werknemer ontslag heeft genomen. In deze schriftelijke bevestiging wordt de werknemer correct gewezen op de mogelijke consequenties van het ontslag en wordt – waar nodig – aan de werknemer nog een bedenktijd gegeven. Zo blijft het dossier altijd compleet!

Daar kunnen we heel precies over zijn: één arbeidsconflict kost gemiddeld 27.094 euro per jaar*. En omdat een arbeidsconflict gemiddeld 20 maanden in beslag neemt, kost het dus gemiddeld 40.641 euro per conflict. Mind you: veertigduizendzeshonderd en eenenveertig euro!

En dan hebben we het alleen nog maar over de directe kosten zoals exitvergoeding, verzuimkosten, advieskosten, verminderde productiviteit, managementkosten, etcetera, etcetera. Daar komen dan nog indirecte kosten bij die veel moeilijker meetbaar zijn of soms zelfs onzichtbaar blijven. Denk aan negatieve effecten op prestaties van anderen of verstoorde teamverhoudingen. En wat te denken van beschadigde klantrelaties en omzetderving.

Verwachtingen managen

Nee, je wenst het niemand toe zo’n arbeidconflict. Werkgever noch medewerker. Vraag is dan ook hoe een arbeidsconflict ontstaat en hoe je het kunt voorkomen? Het heeft bijna altijd te maken met uiteenlopende verwachtingen ten aanzien van taken, ontwikkelingsmogelijkheden, promotie, demotie… En het enige waar je dan op kunt terugvallen is een arbeidsovereenkomst die aan duidelijkheid niets te wensen overlaat.

‍

Voor een kleine € 10 per dag kun je alle denkbare arbeidsovereenkomsten en bijbehorende bepalingen zélf opmaken. Juridisch waterdicht en volgens de meest actuele wettelijke bepalingen. Zet dat eens af tegen de kosten van slechts één arbeidsconflict.

metJip neem je het zeker voor het onzekere!

*Martin Euwema e.a. Wat kost een arbeidsconflict? Zie ook: http://bit.ly/1Cg3Mud